Adres e-mail czy to dane osobowe czy nie?

W dzisiejszych czasach korzystanie z e-maila jest czynnością powszechną. W ciągu dnia wysyłamy kilka, jeśli nie kilkanaście maili. Czy e-mail jest daną osobową?

Co to jest dana osobowa?

Dane osobowe to wszystkie dane, które umożliwiają zidentyfikowanie osoby. Nie ma szczegółowego zestawu danych osobowych. Uznaje się jednak, że danymi osobowymi są:

• numer PESEL
• numeru paszportu
• numer dowodu osobistego
• inne numery przypisywane indywidualnie.

Jednakże nie jest to zestaw zamknięty. Adres e-mail również należy do danych osobowych. Choć nie zawsze…

Kiedy e-mail jest daną osobową?

Jeżeli adres e-mail zawiera w nazwie imię i nazwisko właściciela, to nie ma specjalnych przeszkód, żeby go zidentyfikować. Jest więc to dana osobowa, która wymaga ochrony.

Adres e-mail, który jest uznany za daną osobową podlega ochronie w zakresie przetwarzania danych. Powołaniem administratora danych lub koordynatora ds. ochrony danych osobowych, który posiada adres e-mail danej osoby jest umożliwienie jej realizacji swoich praw. Do właściciela e-maila, który jest przetwarzany należy:

• prawo do informacji o tym, skąd uzyskano adres e-mail,
• prawo do informacji o celu i sposobie przetwarzania adresu e-mail,
• prawo do informacji o danych administratora danych,
• prawo do informacji czy adres e-mail jest przekazywany dalej,
• prawo do żądania usunięcia e-maila ze zbiorów danych administratora.

Kiedy e-mail nie jest daną osobową?

Jednak nie każdy adres e-mail jest daną osobową. Za taki nie uznamy adresu, który zawiera w nazwie pseudonim, nazwę fikcyjną lub abstrakcyjną. Np. e-mail iron.man55@domena.com nie będzie daną osobową. Z prostego powodu. Nie pozwala on zidentyfikować konkretnej osoby w prosty sposób.

Zawsze będzie można namierzyć i zidentyfikować właściciela takiego e-maila w oparciu o numer IP i inne dane, jednak proces ten wymaga specjalistycznej wiedzy i umiejętności.

Tego typu e-maile z fikcyjnymi nazwami lub pseudonimami w nazwie nie mogą być uznane za daną osobową i nie podlegają ochronie na podstawie przepisów ustawy o danych osobowych.

Firmowe adres e-mail

Jeżeli adres e-mail zawiera stanowisko@nazwafirmy.pl możemy go uznać za dane indywidualne wykorzystywane w celu prowadzenia działalności gospodarczej. Co oznacza, że korzystający z niego przedsiębiorca nie będzie mógł w pełni żądać ochrony na podstawie ustawy o ochronie danych osobowych.

Zapisy o ochronie danych osobowych większą ochronę zapewniają osobom fizycznym. Jednostki organizacyjne i osoby prawne, w szczególności prowadzące działalność gospodarczą podlegają tej ochronie w mniejszym stopniu. Przedsiębiorcy nie są wyłączeni spod ochrony osób fizycznych, jednak ich dane zawarte w rejestrach są, według prawa, jawne, natomiast pozostałe podlegają ochronie jako dane osobowe. Dlatego adresu e-mail stanowisko@nazwafirmy.pl nie można uznać za daną osobową, zwłaszcza jeśli określa stanowisko i nazwę firmy i jest podawany przy rejestracjach i podczas prowadzenia działalności.

Podsumowanie

Niezanonimizowany adres e-mail jest daną osobową. Dlatego warto być świadomym komu i gdzie się go przekazuje.