RODO w firmie produkcyjnej – zasady

Stosowanie RODO nie ma charakteru uniwersalnego. Każda firma ma swoją specyfikę i sposób organizacji. Dlatego normy RODO w firmie produkcyjne powinny być wprowadzone zgodnie z indywidualnym charakterem przedsiębiorstwa.

Firma produkcyjna – definicja

To działalność gospodarcza prowadzona przez osobę fizyczną lub prawną. Działalność firmy produkcyjnej ma na celu szeroko rozumiane wytwarzanie produktów lub usług.

Polityka ochrony danych osobowych w firmie produkcyjnej powinna dotyczyć trzech zakresów:

organizacyjny

  • przestrzeganie firmowych procedur bezpieczeństwa
  • przeszkolenie pracowników w zakresie chronienia danych osobowych
  • systematycznego prowadzenia rejestru przetwarzania danych
  • rejestr i raportowanie ewentualnego „wycieku danych”

informatycznym

  • nadzór na systemami informatycznymi oraz kontrola dostępu do newralgicznych danych
  • monitoring zabezpieczeń, kontrola IT
  • realizowanie backup’óp

fizycznym

  • zabezpieczenie budynków i pomieszczeń
  • zabezpieczenie dokumentów papierowych
  • ograniczenie dostępu do pomieszczeń.

Inspektor danych osobowych

Każda firma powinna rozważyć powołanie inspektora danych osobowych. Jest on odpowiedzialny za monitorowanie sposobu przetwarzania danych osobowych w firmie, szkolenie pracowników oraz doradztwo w tym zakresie. Warto, żeby polityka ochrony danych osobowych w firmie produkcyjnej prowadzona była przez osobę kompetentną i odpowiedzialną.

Dane osobowe klientów

Firmy produkcyjne pozyskują dane osobowe klientów z różnych powodów, na przykład:

  • do realizacji zamówionej usługi,
  • w celu wysyłania oferty handlowej,
  • dla analizy zainteresowania produktem,
  • personalizacji reklam.

Prawa klienta

Klient, którego dane osobowe przetwarza firma produkcyjna ma prawo do:

  • informacji – powinien wiedzieć, jakie dokładnie dane na jego temat posiada firma i w jakim celu je przetwarza
  • sprostowania – klient może swoje dane poprawić lub zaktualizować
  • przenoszenia danych – klient może wskazać inną firmę w celu przeniesienia swoich danych,
  • bycia zapomnianym – w każdej chwili klient może zażądać usunięcia swoich danych z zasobów firmy.

Powyższe prawa nie mają zastosowania, jeśli są sprzeczne z innym prawem, np. gdy wobec klienta prowadzone jest dochodzenie karne.

Zasady

RODO w firmie produkcyjnej oznacza więcej troski i bezpieczeństwa w zakresie przetwarzania danych osobowych. Dwie zasady są kluczowe.

zasada privacy by design

Oznacza ona, że firma musi zadbać o bezpieczeństwo danych na etapie tworzenia usługi. Dla przykładu: jeżeli firma zamierza uruchomić nowy produkt lub usługę, to w momencie prac koncepcyjnych należy wziąć pod uwagę wymagania RODO. Należy odpowiedzieć sobie na poniższe pytania:

  • czy regulamin usługi jest zgodny z RODO?
  • czy system informatyczny związany z usługą jest zgodny z RODO?
  • czy pracownicy realizujący usługę są odpowiednio przeszkoleni w zakresie RODO?
  • akie dane osobowe trzeba będzie pozyskiwać przy tej okazji?

zasada privacy by default

Firma może pobierać tylko te dane, które potrzebne są do jej działalności lub realizacji danej usługi. Może przetwarzać jedynie niezbędny zakres danych osobowych. Np. jeżeli podczas zakupu jakiegoś produktu klient podaje dane osobowe, to bez dodatkowej zgody z jego strony, sprzedawca nie może zapisać go do: programu lojalnościowego, systemu rabatowego, newslettera czy konkursu.

Warto pamiętać o tych zasadach przy implementacji zaleceń RODO.