Ochrona sygnalistów – od kiedy w Polsce?

Jak wynika z badania Report to the Nations 2022, przeprowadzonego przez Stowarzyszenie Biegłych ds. Przestępstw i Nadużyć Gospodarczych (ACFE), aż 42% wszystkich nadużyć firmowych jest identyfikowanych dzięki informacjom przekazywanym przez sygnalistów. Oznacza to, że kanały zgłoszeniowe stanowią obecnie najskuteczniejszą metodę wykrywania nieprawidłowości w miejscu pracy. Tłumaczy to również fakt, dlaczego tak dużą rolę przykłada się do kwestii ochrony sygnalistów. Od kiedy przepisy na ten temat mają obowiązywać w Polsce i czy na tę chwilę sygnaliści mogą czuć się bezpieczni w swoim środowisku pracy?

Sygnaliści – przepisy nakładające nowe obowiązki na pracodawców

Polska, jako jeden z krajów członkowskich Unii Europejskiej, jest zobowiązana do implementacji przepisów dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 roku w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, czyli tzw. dyrektywy o sygnalistach lub dyrektywy o ochronie sygnalistów w odniesieniu do przedsiębiorców zatrudniających od 50 do 249 pracowników. 

Sygnaliści – od kiedy obowiązek ochrony sygnalistów pojawił się w Polsce?

Dyrektywa dotycząca ochrony sygnalistów miała zostać wdrożona w Polsce do 17 grudnia 2021 roku. Niestety, rządowi nie udało się dotrzymać tego terminu, a prace nad przyjęciem ustawy, która miałaby regulować prawa sygnalistów, trwały przez ponad 2 lata. Dobra informacja jest jednak taka, że Ustawa o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 roku została opublikowana w Dzienniku Ustaw 24 czerwca 2024 roku. Oznacza to, że nowe przepisy wejdą w życie 25 września 2024 roku.

Sygnaliści przepisy – czy sygnalista jest objęty ochroną pomimo braku wdrożenia przepisów?

Chociaż do momentu ustanowienia przepisów dotyczących ochrony sygnalistów upłynęło dużo czasu, to warto podkreślić, że ta grupa pracowników przez cały czas znajdowała się pod szczególną ochroną ze strony państwa. Dowodem na to chociażby wyrok Sądu Rejonowego w Toruniu (sygn. IV P 171/22) wydany w dniu 12 lipca 2023 roku, w którym Sąd zastosował przepisy Dyrektywy o sygnalistach, pomimo zaadaptowania dokumentu w polskim porządku prawnym. Sprawa dotyczyła tu pracownika zatrudnionego na uczelni państwowej na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony. Pracownik zdecydował się na zgłaszanie nieprawidłowości, do jakich dochodziło w jego zakładzie pracy. Ze względu na brak jakichkolwiek działań podjętych przez pracodawcę pracownik postanowił upublicznić problem poprzez umieszczenie informacji w mediach społecznościowych. Zdarzenie to wiązało się z przykrymi konsekwencjami dla pracownika, czyli rozwiązaniem umowy o pracę ze strony uczelni.

W uzasadnieniu oświadczenia o wypowiedzeniu uczelnia wskazała, że umowa zostaje rozwiązana wskutek naruszenia przez pracownika zasad współżycia społecznego w miejscu pracy, co doprowadziło do powtarzających się sytuacji stwarzających konflikty i napięcia. Decyzję pracodawca motywował również niewłaściwym zachowaniem pracownika względem pozostałych współpracowników, który dokonał bezpodstawnego i publicznego pomawiania oraz prowokowania sytuacji konfliktowych.

W wydanym wyroku Sąd uznał jednak, że pracownik uczelni państwowej, jako osoba dokonująca zgłoszenia, kwalifikuje się do objęcia go ochroną przewidzianą w Dyrektywie o sygnalistach. Co ważne, Sąd uznał, że bezpośrednie zastosowanie Dyrektywy jest w tym przypadku możliwe ze względu na fakt, że państwo nie wdrożyło w wyznaczonym czasie stosownych przepisów, które przyznawałyby określone prawa sygnalistom. Wyrok toruńskiego Sądu otwiera zatem furtkę dla pozostałych osób, które dokonały zgłoszenia naruszenia prawa w środowisku pracy po dacie przewidzianej jako termin transpozycji Dyrektywy i spotkały się z nieprzyjemnościami ze strony pracodawcy.

Procedura ochrony sygnalistów – jak wdrożyć ją w firmie?

Chociaż kompleksowe regulacje w zakresie ochrony sygnalistów w Polsce wejdą w życie dopiero jesienią tego roku (tj. 25.09.2024), to część podmiotów posiada już pewne doświadczenie w kwestii wdrażania procedur ochrony sygnalistów. Podążając ich śladem, możemy określić pewien schemat, który stanie się przykładem dla kolejnych firm:

1. opracowanie wewnętrznej procedury dotyczącej dokonywania zgłoszeń wewnętrznych, a następnie podejmowania działań następczych, wraz z przygotowaniem dokumentacji pomocniczej;
2. wybór kanału zgłoszeń wewnętrznych, a następnie jego wdrożenie;
3. wyznaczenie osoby lub podmiotu zewnętrznego, który będzie odpowiedzialny za przyjmowanie, jak również rozpatrywanie przyjętych zgłoszeń wewnętrznych;
4. opracowanie przejrzystych materiałów informacyjnych dla pracowników oraz innych podmiotów, aby mieli świadomość, w jaki sposób zgłaszać nieprawidłowości;
5. przygotowanie rejestru zgłoszeń wewnętrznych oraz potrzebnej dokumentacji;
6. prowadzenie regularnej kontroli adekwatności i skuteczności procedur ochrony sygnalistów.

Przy czym należy pamiętać o tym, że w przypadku wyznaczenia osoby do przyjmowania zgłoszeń wewnątrz organizacji, osoba ta musi być niezależna, nie posiadać konfliktu interesów oraz nie może być to nikt z Zarządu. 

Kary za brak ochrony sygnalistów – z jakimi konsekwencjami powinien liczyć się pracodawca?

Ustawa dotycząca ochrony sygnalistów przewiduje sankcje dla osób, które nie przestrzegają jej założeń. Wymienia się tu karę grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 3 dla osób, które:

• utrudniają dokonywanie zgłoszeń;
• podejmują działania odwetowe wobec osób, które zgłosiły nieprawidłowości;
• naruszają obowiązek zachowania poufności tożsamości sygnalisty;
• nie ustanowiły wewnętrznych procedur zgłaszania, zarządzania i podejmowania działań zaradczych.

Co ważne, wymienione wyżej kary obejmują nie tylko pracodawców, ale też osoby dokonujące nieprawdziwych zgłoszeń, które można traktować jako pomówienie. Jak do tej pory w Polsce nie została jednak ustalona wysokość kar za brak przestrzegania przepisów dotyczących ochrony sygnalistów.