Ochrona sygnalistów – od kiedy w Polsce?

Jak wynika z badania Report to the Nations 2022, przeprowadzonego przez Stowarzyszenie Biegłych ds. Przestępstw i Nadużyć Gospodarczych (ACFE), aż 42% wszystkich nadużyć firmowych jest identyfikowanych dzięki informacjom przekazywanym przez sygnalistów. Oznacza to, że kanały zgłoszeniowe stanowią obecnie najskuteczniejszą metodę wykrywania nieprawidłowości w miejscu pracy. Tłumaczy to również fakt, dlaczego tak dużą rolę przykłada się do kwestii ochrony sygnalistów. Od kiedy przepisy na ten temat mają obowiązywać w Polsce i czy na tę chwilę sygnaliści mogą czuć się bezpieczni w swoim środowisku pracy?

Sygnaliści – przepisy nakładające nowe obowiązki na pracodawców

Polska, jako jeden z krajów członkowskich Unii Europejskiej, jest zobowiązana do implementacji przepisów dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 roku w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, czyli tzw. dyrektywy o sygnalistach lub dyrektywy o ochronie sygnalistów w odniesieniu do przedsiębiorców zatrudniających od 50 do 249 pracowników. Chociaż czas wdrożenia tych przepisów w Polsce upłynął 17 grudnia 2021 roku, to w naszym kraju nadal trwają prace nad przyjęciem ustawy, która miałaby te prawa regulować.

Sygnaliści – od kiedy obowiązek ochrony sygnalistów pojawi się w Polsce?

Z najnowszych informacji wynika, że 2 kwietnia 2024 roku Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy implementujący unijną dyrektywę, co oznacza, że w niedługim czasie dokument ten powinien trafić do sejmu celem dalszego procedowania. Jak możemy się domyślać, ustawa o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa w środowisku pracy zostanie uchwalona prawdopodobnie jeszcze w tym roku. W praktyce przedsiębiorcy zatrudniający powyżej 50 pracowników oraz podmioty sektora publicznego (z wyjątkiem organów gmin lub powiatów do 10 000 mieszkańców) będą zobowiązani do wdrożenia niezbędnych procedur ochronnych w stosunkowo krótkim czasie.

Sygnaliści przepisy – czy sygnalista jest objęty ochroną pomimo braku wdrożenia przepisów?

Warto przy tym podkreślić, że brak uregulowanych przepisów dla sygnalistów nie oznacza braku ochrony dla tej grupy pracowników. Dowodem na to chociażby wyrok Sądu Rejonowego w Toruniu (sygn. IV P 171/22) wydany w dniu 12 lipca 2023 roku, w którym Sąd zastosował przepisy Dyrektywy o sygnalistach, pomimo zaadaptowania dokumentu w polskim porządku prawnym. Sprawa dotyczyła tu pracownika zatrudnionego na uczelni państwowej na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony. Pracownik zdecydował się na zgłaszanie nieprawidłowości, do jakich dochodziło w jego zakładzie pracy. Ze względu na brak jakichkolwiek działań podjętych przez pracodawcę pracownik postanowił upublicznić problem poprzez umieszczenie informacji w mediach społecznościowych. Zdarzenie to wiązało się z przykrymi konsekwencjami dla pracownika, czyli rozwiązaniem umowy o pracę ze strony uczelni.

W uzasadnieniu oświadczenia o wypowiedzeniu uczelnia wskazała, że umowa zostaje rozwiązana wskutek naruszenia przez pracownika zasad współżycia społecznego w miejscu pracy, co doprowadziło do powtarzających się sytuacji stwarzających konflikty i napięcia. Decyzję pracodawca motywował również niewłaściwym zachowaniem pracownika względem pozostałych współpracowników, który dokonał bezpodstawnego i publicznego pomawiania oraz prowokowania sytuacji konfliktowych.

W wydanym wyroku Sąd uznał jednak, że pracownik uczelni państwowej, jako osoba dokonująca zgłoszenia, kwalifikuje się do objęcia go ochroną przewidzianą w Dyrektywie o sygnalistach. Co ważne, Sąd uznał, że bezpośrednie zastosowanie Dyrektywy jest w tym przypadku możliwe ze względu na fakt, że państwo nie wdrożyło w wyznaczonym czasie stosownych przepisów, które przyznawałyby określone prawa sygnalistom. Wyrok toruńskiego Sądu otwiera zatem furtkę dla pozostałych osób, które dokonały zgłoszenia naruszenia prawa w środowisku pracy po dacie przewidzianej jako termin transpozycji Dyrektywy i spotkały się z nieprzyjemnościami ze strony pracodawcy.

Procedura ochrony sygnalistów – jak wdrożyć ją w firmie?

Chociaż w Polsce wciąż nie dysponujemy kompleksowymi regulacjami w zakresie ochrony sygnalistów na podstawie dyrektywy unijnej, część podmiotów posiada już pewne doświadczenie w kwestii wdrażania procedur ochrony sygnalistów. Podążając ich śladem, możemy określić pewien schemat, który stanie się przykładem dla kolejnych firm:

  1. opracowanie wewnętrznej procedury dotyczącej dokonywania zgłoszeń wewnętrznych, a następnie podejmowania działań następczych, wraz z przygotowaniem dokumentacji pomocniczej;
  2. wybór kanału zgłoszeń wewnętrznych, a następnie jego wdrożenie;
  3. wyznaczenie osób, które będą odpowiedzialne za przyjmowanie, jak również rozpatrywanie przyjętych zgłoszeń wewnętrznych;
  4. opracowanie przejrzystych materiałów informacyjnych dla pracowników oraz innych podmiotów, aby mieli świadomość, w jaki sposób zgłaszać nieprawidłowości;
  5. przygotowanie rejestru zgłoszeń wewnętrznych oraz potrzebnej dokumentacji;
  6. prowadzenie regularnej kontroli adekwatności i skuteczności procedur ochrony sygnalistów.

Kary za brak ochrony sygnalistów – z jakimi konsekwencjami powinien liczyć się pracodawca?

Projekt ustawy dotyczącej ochrony sygnalistów przewiduje sankcje dla osób, które nie przestrzegają jej założeń. Wymienia się tu karę grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 3 dla osób, które:

  • utrudniają dokonywanie zgłoszeń;
  • podejmują działania odwetowe wobec osób, które zgłosiły nieprawidłowości;
  • naruszają obowiązek zachowania poufności tożsamości sygnalisty;
  • nie ustanowiły wewnętrznych procedur zgłaszania, zarządzania i podejmowania działań zaradczych.

Co ważne, wymienione wyżej kary obejmują nie tylko pracodawców, ale też osoby dokonujące nieprawdziwych zgłoszeń, które można traktować jako pomówienie. Jak do tej pory w Polsce nie została jednak ustalona wysokość kar za brak przestrzegania przepisów dotyczących ochrony sygnalistów.

Co czeka nasz kraj w związku z tym, że organ ustawodawczy wciąż nie podjął niezbędnych działań związanych z wprowadzeniem w życie przepisów unijnych dotyczących ochrony sygnalistów? Jak poinformował Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej, fakt ten wiąże się z nałożeniem na Polskę kary finansowej w wysokości 7 milionów euro ryczałtu oraz okresowej kary w wysokości 40 tysięcy euro dziennie od momentu ogłoszenia wyroku. Miejmy zatem nadzieję, że tak duże sankcje zmotywują władze do rychłego podjęcia decyzji związanych z jak najszybszym wdrożeniem przepisów.