Ochrona sygnalistów – kto musi wdrożyć system i kogo dotyczy?

O pojęciu sygnalistów mówi się w ostatnich latach coraz więcej. Wynika to w dużej mierze z unijnej dyrektywy o ochronie sygnalistów, która dotyczy wszystkich krajów członkowskich Unii Europejskiej, w tym m.in. Polski. Ustawa regulująca te kwestie została opublikowana w czerwcu 2024 roku, a nowe przepisy wejdą w Polsce w życie jesienią. Co wiemy o ochronie sygnalistów i jaki jest cel nowych przepisów o sygnalistach?

Kim jest sygnalista i kto może nim zostać?

Określenie sygnalista wywodzi się z angielskiego pojęcia „whistleblower” i dotyczy osoby, która zgłasza nieprawidłowości zaobserwowane w określonej organizacji lub miejscu pracy, z myślą o dobru publicznym. Wbrew temu, co powszechnie się uważa, sygnalista nie działa na szkodę firmy, a raczej w jej interesie, umożliwiając tym samym pracodawcy odpowiednie reagowanie na problemy istniejące w firmie oraz zapobieganie im w dalszej przyszłości.

W ogólnym założeniu sygnalistą może zostać każdy – zarówno pracownik firmy, jak i klient, podwykonawca lub osoba postronna, która zaobserwowała pewne nieprawidłowości w funkcjonowaniu firmy. Warto jednak zaznaczyć, że status sygnalisty, a co za tym idzie – przysługującą takiej osobie ochronę, można uzyskać po spełnieniu kilku warunków, takich jak:

• przekonanie oraz dowody na to, że zgłaszane informacje są prawdziwe i wiążą się z nieprawidłowościami w funkcjonowaniu organizacji;
• dokonanie zgłoszenia nieprawidłowości;
• działanie dla dobra publicznego (w dobrej wierze), a nie z negatywnych pobudek, np. z chęci zemsty.

Co zapewniają nowe przepisy o sygnalistach?

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2019/1937 z dnia 23 października 2019 roku to dokument dotyczący ochrony osób zgłaszających wszelkiego rodzaju naruszenia praw unijnych. Równocześnie dyrektywa nakłada na pracodawców obowiązek wdrożenia w firmie odpowiednich procedur, które mają zabezpieczyć sygnalistów przed takimi działaniami jak np.:

• zwolnienie w pracy lub przeniesienie na inne stanowisko;
• pominięcie w premiach i podwyżkach wynagrodzenia;
• obniżenie wynagrodzenia lub degradacja z zajmowanego stanowiska;
• przymus skorzystania z bezpłatnego urlopu;
• wstrzymanie możliwości udziału w szkoleniach pracowniczych;
• inne niekorzystne zmiany, które mogłyby mieć wpływ na komfort i bezpieczeństwo pracownika.

Ochrona sygnalisty – jakie nowe obowiązki spoczywają na pracodawcy?

Głównym zadaniem spoczywającym na pracodawcy w kwestii ochrony sygnalisty jest opracowanie przejrzystych, bezpiecznych procedur, które ułatwią sygnalistom raportowanie nieprawidłowości. Mają oni także obowiązek przyjąć procedurę zgłoszeń wewnętrznych, utworzyć kanały zgłoszeń nieprawidłowości dla sygnalisty, a także prowadzić rejestr zgłoszeń. Co jest równie istotne, procedury te (na podstawie decyzji Pracodawcy) mogą opcjonalnie zagwarantować zachowanie poufności danych sygnalisty (jeśli sygnalista tego oczekuje) – zarówno podczas rejestrowania zgłoszenia, jak i w trakcie dochodzeń wyjaśniających zdarzenie.

Przepisy unijne przewidują sankcje w postaci grzywny lub pozbawienia wolności dla pracodawców, którzy nie dostosowali się do procedur. Co ważne, kary mogą być nakładane zarówno za ignorowanie obowiązków przez pracodawcę, jak i przez próbę odwetu na sygnaliście. Ustawa o ochronie sygnalistów wskazuje, że sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w poprzednim roku lub do zadośćuczynienia.

Czy wszystkie firmy mają obowiązek wdrażania procedur związanych z ochroną sygnalistów?

Nowe przepisy o sygnalistach nie nakładają kolejnych obowiązków na wszystkie firmy. Od 17 grudnia 2023 r. do wdrożenia omówionych wyżej procedur zobowiązani są pracodawcy prywatni, którzy zatrudniający co najmniej 50 pracowników, a także wszystkie organizacje w sektorze publicznym, które zatrudniają od 50 pracowników. Jako pracownik rozumiana jest każda forma współpracy, w tym również umowa B2B. Obowiązek ten spoczywa również na podmiotach wykonujących działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych, podmiotach zajmujących się zapobieganiem prania pieniędzy, jak również na mikro i małych przedsiębiorcach, którzy startują w przetargach na zamówienia publiczne lub korzystają ze środków unijnych.

Zgodnie z wymaganiami określonymi w dyrektywie unijnej, przepisy chroniące sygnalistów miały być zaimplementowane w polskim ustawodawstwie najpóźniej 17 grudnia 2021 roku. Termin ten nie został jednak dotrzymany, a ustawa z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów została opublikowana w Dzienniku Ustaw dopiero 24 czerwca br. Nowe przepisy wejdą w życie 25 września 2024 roku. Nie oznacza to jednak, że pracodawca musi czekać aż do jesieni. Już teraz może on wdrożyć unijne regulacje w firmie i wypełniać nowe obowiązki zgodnie z przyjętymi przez rząd procedurami.