adres email czy, to dane osobowe

Ochrona sygnalistów – kto musi wdrożyć system i kogo dotyczy?

O pojęciu sygnalistów mówi się w ostatnich latach coraz więcej. Wynika to w dużej mierze z unijnej dyrektywy o ochronie sygnalistów, która dotyczy wszystkich krajów członkowskich Unii Europejskiej, w tym m.in. Polskę. Teoretycznie przepisy te powinny obowiązywać w naszym kraju od grudnia 2021 roku, jednak polski sejm wciąż nie przyjął odpowiedniej ustawy, która nakładałaby na pracodawców nowe obowiązki. Co wiemy o ochronie sygnalistów i jaki jest cel nowych przepisów o sygnalistach?

Kim jest sygnalista i kto może nim zostać?

Określenie sygnalista wywodzi się z angielskiego pojęcia „whistleblower” i dotyczy osoby, która zgłasza nieprawidłowości zaobserwowane w określonej organizacji lub miejscu pracy, z myślą o dobru publicznym. Wbrew temu, co powszechnie się uważa, sygnalista nie działa na szkodę firmy, a raczej w jej interesie, umożliwiając tym samym pracodawcy odpowiednie reagowanie na problemy istniejące w firmie oraz zapobieganie im w dalszej przyszłości.

W ogólnym założeniu sygnalistą może zostać każdy – zarówno pracownik firmy, jak i klient, podwykonawca lub osoba postronna, która zaobserwowała pewne nieprawidłowości w funkcjonowaniu firmy. Warto jednak zaznaczyć, że status sygnalisty, a co za tym idzie – przysługującą takiej osobie ochronę, można uzyskać po spełnieniu kilku warunków, takich jak:

  • przekonanie oraz dowody na to, że zgłaszane informacje są prawdziwe i wiążą się z nieprawidłowościami w funkcjonowaniu organizacji;
  • dokonanie zgłoszenia nieprawidłowości;
  • działanie dla dobra publicznego (w dobrej wierze), a nie z negatywnych pobudek, np. z chęci zemsty.

Co zapewniają nowe przepisy o sygnalistach?

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2019/1937 z dnia 23 października 2019 roku to dokument dotyczący ochrony osób zgłaszających wszelkiego rodzaju naruszenia praw unijnych. Równocześnie dyrektywa nakłada na pracodawców obowiązek wdrożenia w firmie odpowiednich procedur, które mają zabezpieczyć sygnalistów przed takimi działaniami jak np.:

  • zwolnienie w pracy lub przeniesienie na inne stanowisko;
  • pominięcie w premiach i podwyżkach wynagrodzenia;
  • obniżenie wynagrodzenia lub degradacja z zajmowanego stanowiska;
  • przymus skorzystania z bezpłatnego urlopu;
  • wstrzymanie możliwości udziału w szkoleniach pracowniczych;
  • inne niekorzystne zmiany, które mogłyby mieć wpływ na komfort i bezpieczeństwo pracownika.

Ochrona sygnalisty – jakie nowe obowiązki spoczywają na pracodawcy?

Głównym zadaniem spoczywającym na pracodawcy w kwestii ochrony sygnalisty jest opracowanie przejrzystych, bezpiecznych procedur, które ułatwią sygnalistom raportowanie nieprawidłowości. Mają oni także obowiązek przyjąć regulamin zgłoszeń naruszenia prawa, utworzyć kanały zgłoszeń nieprawidłowości dla sygnalisty, a także prowadzić rejestr zgłoszeń. Co jest równie istotne, procedury te powinny zagwarantować zachowanie poufności danych sygnalisty (jeśli sygnalista tego oczekuje) – zarówno podczas rejestrowania zgłoszenia, jak i w trakcie dochodzeń wyjaśniających zdarzenie.

Przepisy unijne przewidują sankcje w postaci grzywny lub pozbawienia wolności dla pracodawców, którzy nie dostosowali się do procedur. Co ważne, kary mogą być nakładane zarówno za ignorowanie obowiązków przez pracodawcę, jak i przez próbę odwetu na sygnaliście. Wciąż jednak nie wiemy, jaka będzie wysokość tych kar. W ostatnim projekcie ustawy o ochronie sygnalistów, pojawiła się wzmianka o odszkodowaniu dla sygnalisty w wysokości 12-krotności wynagrodzenia. 

Czy wszystkie firmy mają obowiązek wdrażania procedur związanych z ochroną sygnalistów?

Nowe przepisy o sygnalistach nie nakładają kolejnych obowiązków na wszystkie firmy. Od 17 grudnia 2023 r. do wdrożenia omówionych wyżej procedur zobowiązani są pracodawcy prywatni, którzy zatrudniający co najmniej 50 pracowników, a także wszystkie organizacje w sektorze publicznym, które zatrudniają od 50 pracowników. Jak pracownik rozumiana jest każda forma współpracy, w tym również umowa B2B. Obowiązek ten spoczywa również na podmiotach wykonujących działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych, podmiotach zajmujących się zapobieganiem prania pieniędzy, jak również na mikro i małych przedsiębiorcach, którzy startują w przetargach na zamówienia publiczne lub korzystają ze środków unijnych.

Na koniec warto jedynie dodać, że, zgodnie z wymaganiami określonymi w dyrektywie unijnej, przepisy chroniące sygnalistów miały być zaimplementowane w polskim ustawodawstwie najpóźniej 17 grudnia 2021 roku. Niestety, rząd wciąż nie opublikował ustawy o ochronie sygnalistów, a najnowsza wzmianka na ten temat pojawiła się 6 marca 2024 r., kiedy to na stronach Rządowego Centrum Legislacji opublikowano kolejny projekt ustawy umożliwiającej wdrożenie nowych przepisów o sygnalistach. Nie oznacza to jednak, że pracodawca musi czekać na publikację ustawy. Już teraz może on wdrożyć unijne regulacje w firmie i wypełniać nowe obowiązki, a po uchwaleniu ustawy dostosować opracowane procedury do aktualnych przepisów.

Zobacz inne artykuły:

« |