Udostępnianie danych z monitoringu wizyjnego

Czym jest monitoring wizyjny?

Monitoring wizyjny jest powszechnie stosowanym systemem rejestrującym obraz, używanym w miejscach zapotrzebowania na zabezpieczenie mienia lub zapewnienie bezpieczeństwa osobom przebywającym w danej lokalizacji. Prowadzenie monitoringu obejmuje takie czynności, jakimi są zapisywanie, przeglądanie, usuwanie, a także w niektórych przypadkach udostępnianie albo modyfikowanie danych osobowych w postaci nagranego wizerunku.

Monitoring wizyjny powinien obejmować wyłącznie nagrywanie obrazu. Co do zasady, nie jest dopuszczalne jednoczesne nagrywanie dźwięku, gdyż stanowi nadmierną formę przetwarzania danych i zwiększa ryzyko naruszenia prywatności. Głos może stanowić daną biometryczną, a jego indywidualne znamiona pozwalają na odczytanie wieku czy płci osoby nagrywanej.

Zgodnie z przepisami prawa, do nagrywania dźwięku za pomocą monitoringu wizyjnego, uprawnione są wyłącznie służby porządkowe i specjalne, w tym:

• policjanci (art. 15 ust.1 pkt 5a ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji);
• sądy (art. 157 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego i art. 147 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks postępowania karnego).

Podstawy prawne stosowania monitoringu wizyjnego

Zazwyczaj monitoring wizyjny jest wykorzystywany w placówkach oświatowych (art. 108a ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawa oświatowego), przedsiębiorstwach i organizacjach publicznych (regulacje zawarte w ustawach o samorządzie gminnym, powiatowym i województwa). Ze względu na zatrudnianie w tych miejscach pracowników, zastosowanie znajdą też przepisy ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, a dokładnie art. 22² § 1, zgodnie z którym pracodawca może wprowadzić rejestrację obrazu na terenie zakładu pracy, jeżeli jest to niezbędne do:

• zapewnienia bezpieczeństwa pracowników i osób przebywających na terenie monitorowanym,
• ochrony mienia,
• kontroli produkcji,
• zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Należy jednak pamiętać, że pracodawca nie może stosować monitoringu w celu kontrolowania swoich pracowników pod kątem wydajności, czasu pracy czy efektów wykonywanej pracy.

Przetwarzanie wizerunku stanowi jednocześnie przetwarzanie danych osobowych, w związku z czym podlega przepisom RODO oraz przepisom szczególnym. Wobec nagrań z monitoringu wizyjnego należy stosować takie same zasady, jak w przypadku innych rodzajów danych osobowych. Administrator nie może więc udostępniać takiego materiału każdemu zainteresowanemu.

Kto w takim razie może mieć wgląd do nagrań?

Nagrania z monitoringu nie mogą zostać przekazane osobie niepowołanej, ponieważ naruszałoby to ochronę danych osobowych osób trzecich, których wizerunek został utrwalony.

Zapis z monitoringu może zostać odtworzony osobie, której wizerunek został uwieczniony na nagraniu – umożliwia to art. 15 ust. 3 RODO, który stanowi, że: „Osoba, której dane dotyczą, jest uprawniona do uzyskania od administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są dane osobowe jej dotyczące, a jeżeli ma to miejsce, jest uprawniona do uzyskania dostępu do nich…”. Dostęp ten nie powinien jednak negatywnie wpłynąć na prawa i wolności innych osób, które ujęto na nagraniach (np. pracownicy lub osoby niezwiązane z Administratorem, a jedynie uwiecznione na nagraniach).

Odtworzenie nagrania może się odbyć na pisemny Wniosek, po uprzedniej zgodzie Administratora i w terminie przez niego ustalonym. Nie wymaga to konieczności wykazania interesu prawnego czy faktycznego osoby ubiegającej się o kopię swoich danych. Przed uzyskaniem nagrania należy jedynie wykazać, że osoba ubiegająca się o udostępnienie danych bezdyskusyjnie znajduje się na nich. Wystarczającym może być szczegółowy opis, przedstawiający, kiedy, gdzie i w jakich okolicznościach osoba ta została nagrana. W sytuacji, gdy administrator ma uzasadnione wątpliwości co do tożsamości osoby składającej ww. żądanie, może domagać się dodatkowych informacji niezbędnych do potwierdzenia tożsamości wnioskodawcy (art. 12 ust. 6 RODO). Stwierdzenie tożsamości osoby, której dane zostały utrwalone na monitoringu, ma na celu zapobieganie pozyskiwaniu od administratora kopii nie swoich danych, co stanowiłoby naruszenie ochrony danych osobowych.

Prezes UODO w poradniku na temat monitoringu z 2018 r. stwierdza, iż: „Zidentyfikowana lub możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna, której dane zostaną zebrane poprzez system monitoringu wizyjnego, może korzystać z praw ujętych w rozdziale III rozporządzenia. Mając na uwadze specyfikę wideo monitoringu, należy stwierdzić, że realizacja uprawnień kontrolnych osoby obserwowanej może się wiązać z koniecznością przedstawienia przez nią informacji o sytuacjach, w których mogła znaleźć się w obszarze działania systemu monitoringu. Może to obejmować okresy czy też sytuacje, w których uczestniczyła taka osoba, szczegóły jej ubioru itp.”.

Co jednak, gdy na nagraniu znajdują się wizerunki i inne dane osobowe osób postronnych?

Ochrona praw osób trzecich nie powinna być powodem nieudostępnienia danych osobom, które są upoważnione do dostępu do nich. W takich przypadkach administrator może wdrożyć środki techniczne pozwalające na edycję obrazu i usunięcie danych poprzez zamazanie wizerunku czy innych danych znajdujących się na nagraniu. Administrator nie jest jednak zobowiązany do wdrożenia takich zabezpieczeń, gdy może w inny sposób zapewnić, że będzie miał możliwość odpowiedzieć na wniosek na podstawie art. 15 RODO w terminie zapisanym w art. 12 ust. 3 RODO.

Osoba trzecia, której wizerunek nie jest widoczny na nagraniach

Osoba nieznajdująca się na nagraniu, wnioskująca o jego udostępnienie, powinna podać dane identyfikujące jej tożsamość oraz wykazać prawnie uzasadniony interes, na podstawie którego nagranie ma być udostępnione. Przykładem takiej sytuacji może być kolizja na monitorowanym parkingu, w której nastąpiło uszkodzenie samochodu, a sprawca wypadku zbiegł z miejsca zdarzenia. Właściciel uszkodzonego pojazdu, nie będąc świadkiem zdarzenia, ma prawnie uzasadniony interes w uzyskaniu nagrania, polegający na zidentyfikowaniu sprawcy zdarzenia. Żądanie należy wystosować za pomocą Wniosku do administratora monitoringu, który w ustalonym terminie odtworzy nagranie. W przypadku, gdy na nagraniach zapisane są wizerunki osób trzecich i nie ma pewności czy należy takie dane ukryć, najlepszym wyjściem będzie poinformowanie wnioskodawcy, że udostępnienie może nastąpić na żądanie uprawnionych organów (np. ubezpieczyciela, policji).

Organy uprawnione na podstawie obowiązujących przepisów prawa

Podmioty upoważnione, które mogą wystąpić o udostępnienie nagrań, to m. in. organy zajmujące się zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości (np. policja, prokuratura, sądy) oraz podmioty uprawnione na podstawie odrębnych przepisów prawa (np. firmy ubezpieczeniowe).

Zapis z monitoringu może być udostępniony uprawnionym organom na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w zakresie prowadzonych przez nie postępowań, na podstawie pisemnego Wniosku skierowanego do administratora.

Funkcjonariusze organów ścigania mają prawo w nagłych wypadkach zwracania się o możliwość wglądu w zapisy monitoringu, celem ustalenia stanu faktycznego. Administrator lub osoba upoważniona, po potwierdzeniu tożsamości bądź uprawnień funkcjonariusza, odnotowuje ten fakt w ewidencji udostępniania danych z monitoringu na podstawie notatki służbowej lub protokołu.

Gdy nagrania stanowić będą dowód w postępowaniu prawnym, administrator zabezpiecza nagrania lub ich fragment, a okres przechowywania wydłuża się do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Po upływie terminu przechowywania, dane powinny zostać zniszczone.

Dane osobowe, umieszczone na nagraniu z monitoringu wizyjnego udostępnionego organom uprawnionym nie powinny być poddawane obróbce technicznej, tj. zamazywaniu twarzy, sylwetek czy tablic rejestracyjnych, ponieważ uniemożliwiłoby to ustalenie tożsamości lub wyodrębnienie innych danych osobowych potrzebnych w postępowaniu.

Podsumowanie

Podsumowując, decyzja podejmowana w związku z udostępnieniem danych zapisanych za pośrednictwem monitoringu wizyjnego, powinna bazować na przepisach RODO oraz przepisach powiązanych, a także zgromadzonych przez Administratora informacjach, jakimi są tożsamość wnioskodawcy, jego prawa i interes prawny zezwalający na ewentualny dostęp do nagrań. Każdy wniosek o udostępnienie nagrania należy rozpatrywać indywidualnie.