Czym zajmuje się inspektor danych osobowych?

Zakres obowiązków inspektora ochrony danych jest dość szeroki i niezwykle istotny dla prawidłowego przetwarzania danych osobowych w przedsiębiorstwie. Dlatego warto je poznać.

Inspektor ochrony danych

Stanowisko inspektora ochrony danych (IOD) powstało w 2018, razem z wejściem w życie unijnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO).
Inspektor danych osobowych w firmie ma za zadanie kontrolować, czy przebieg operacji na danych osobowych, które zachodzą w przedsiębiorstwie jest prawidłowy.

Kiedy należy powołać IOD?

Każda firma/przedsiębiorstwo przetwarza jakieś dane osobowe – pracowników, klientów czy choćby kandydatów do pracy. Szefostwo firmy, która przetwarza dane osobowe na „dużą skalę” (wedle zapisów RODO) zobowiązane jest do powołania inspektora ochrony danych. Zapisy RODO wskazują, że operacje przetwarzania danych na dużą skalę to operacje, które

  • służą przetwarzaniu znacznej ilości danych osobowych na szczeblu regionalnym, krajowym lub ponadnarodowym,
  • mogą wpłynąć na dużą liczbę osób, których dane dotyczą,
  • mogą powodować wysokie ryzyko, w tym naruszenie praw lub wolności osób, których dane dotyczą, w szczególności gdy operacje te utrudniają tym osobom wykonywanie przysługujących im praw.

Kto może być inspektorem danych?

Inspektorem ochrony danych w firmie może być osoba z zewnątrz, może to też być pracownik danej firmy. Najważniejsze jest, żeby obowiązki IOD były wykonywane z należytą rzetelnością i znajomością przepisów.

Inspektor ochrony danych – outsourcing

Funkcje i obowiązki IOD można przekazać zewnętrznym ekspertom. Jednak inspektor ochrony danych z outsourcingu może dłużej wdrażać się w swoje obowiązki. Musi dobrze poznać firmę i sposób jej funkcjonowania.

Jakie kompetencje powinien mieć inspektor danych osobowych?

Inspektor ochrony danych w firmie musi posiadać wiedzę z przepisów unijnego rozporządzenia oraz krajowych regulacji na temat ochrony danych osobowych. IOD powinien mieć również wiedzę na temat regulacji dotyczących branży, w której przedsiębiorstwo działa.
Jednym z najbardziej odpowiedzialnych zadań jest pełnienie funkcji punktu kontaktowego z organem nadzorczym – Urzędem Ochrony Danych Osobowych oraz osobami, których dane są przetwarzane.

Czym zajmuje się inspektor danych osobowych w firmie?

IOD zajmuje się takimi kwestiami jak:

  • informowaniem administratora danych oraz pracowników o obowiązkach związanych z przetwarzaniem danych osobowych
  • kontrolowaniem przestrzegania przepisów RODO w firmie
  • organizowaniem szkoleń dla pracowników na temat przetwarzania danych osobowych
  • organizowaniem audytów na temat prawidłowego przetwarzania danych osobowych w firmie
  • zapewnieniem stałego kontaktu z Urzędem Ochrony Danych Osobowych oraz z osobami, których dane dotyczą
  • aktualizowaniem wiedzy z zakresu ochrony danych osobowych
  • odnotowywaniem naruszeń ochrony danych osobowych
  • regularną inwentaryzacją narzędzi służących do ochrony przetwarzanych danych osobowych
  • ustaleniem zakresu współpracy pomiędzy inspektorem ochrony danych a organem nadzorującym
  • rejestracją wszystkich czynności mających zagwarantować prawidłowe przetwarzanie danych osobowych.

Podsumowanie

Stanowisko Inspektora danych osobowych wiąże się z dużą odpowiedzialnością. Dlatego wybór osoby, która ma je pełnić powinien być przemyślany i poparty rzetelną analizą.