Co się dzieje z danymi osobowymi pracownika po zakończeniu pracy?

Zatrudnienie nieodłącznie wiąże się z udostępnieniem swoich danych osobowych przez pracownika. Co się jednak z nimi dzieje, gdy umowa o pracę zostaje rozwiązana?

Jakie dane udostępnia pracownik?

Według Kodeksu pracy od kandydata do pracy, pracodawca może żądać takich informacji jak:

• imię (imiona) i nazwisko;
• data urodzenia;
• dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
• wykształcenie;
• kwalifikacje zawodowe;
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Po zatrudnienia lista tych danych osobowych powiększa się o:

• adres zamieszkania;
• numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
• dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie ich jest konieczne do korzystania przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
• numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Czy pracodawca może żądać innych danych osobowych?

Pracodawca może żądać danych osobowych innych niż te wynikające z Kodeksu, jednak wyłącznie do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Np. w momencie zatrudnienia cudzoziemca, pracodawca może żądać od niego przedstawienia dokumentów uprawniających do przebywania na terytorium Polski.

Teczka osobowa

Pracownik, w momencie zatrudnienia powinien mieć założoną teczkę osobową (papierową lub elektroniczną) oraz dokumentację pracowniczą. W dokumentacji powinny się znaleźć:

• ewidencjonowania czasu pracy
• dokumenty związane z urlopem wypoczynkowym
• lista lub karta wynagrodzenia i innych wypłacanych świadczeń
• ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej.

Jak długo trzeba przechowywać dane pracownika?

Od 1 stycznia 2019 roku pracodawca ma prawo przechowywać dane byłego pracownika przez okres 10 lat (licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł). Przechowywanie danych osobowych bez wyraźnego powodu grozi sankcjami cywilnymi i karnymi nałożonymi przez kontrolę UODO.
Po upływie 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zakończony został stosunek pracy, pracodawca powinien wydać pracownikowi jego akta osobowe. Jeżeli pracownik nie odbierze dokumentacji w tym czasie, pracodawca ma obowiązek zniszczyć akta osobowe w terminie do 12 miesięcy po upływie terminu przeznaczonego na odbiór.

Wyjątki

Są jednak sytuacje, kiedy pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą przez 50 lat. Dotyczy to:

• pracowników wykonujących prace górnicze (i równorzędne z pracami górniczymi),
• pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku.

Pracodawca może tylko przez 10 lat przechowywać dane pracownika, który został zatrudniony w latach 1999–2018 pod warunkiem, że złożył do ZUS za wszystkie osoby zatrudnione w tym okresie:

• oświadczenie (ZUS OSW)
  oraz
• raport informacyjny (ZUS RIA).

Kiedy trzeba przechowywać dokumentację dłużej niż 10 lat?

Pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację pracownika dłużej niż 10 lat jeżeli:

• dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu,
• jeżeli pracodawca jest stroną tego postępowania
• jeżeli pracodawca powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania – okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, przedłuża się o 12 miesięcy, ponad 10-letni obowiązkowy okres jej przechowywania.

Podsumowanie

Warto odbyć szkolenia z ochrony danych osobowych, które szczegółowo wyjaśnią w jakich sytuacjach można przechowywać dane byłego pracownika dłużej niż 10 lat. Taka wiedza może uchronić przed karami nałożonym przez UODO.