Dyrektywa o Sygnalistach

Obowiązek każdego pracodawcy zatrudniającego powyżej 250 pracowników!

(od 12.2023 - już od 50 pracowników)

Kompleksowo zajmujemy się wdrożeniem wymagań nowych przepisów prawa w Twojej firmie!

Do Twojej dyspozycji udostępniamy przejrzysty i intuicyjny system zgłoszeń. Nasi specjaliści zajmą się obsłużeniem i rozwiązaniem sprawy. Przeprowadzimy Cię także przez wszystkie formalności.

Dowiedz się więcej

Sygnaliści – dlaczego trzeba wdrożyć?

Unia Europejska w 2019 ustanowiła Dyrektywę o ochronie sygnalistów, która nakazuje organizacjom z sektora publicznego oraz prywatnego, wdrożenie systemu, w którym informator, (w tym wypadku tzw. „Sygnalista”) będzie miał możliwość zgłoszenia nieprawidłowości w danej firmie. Sygnalistą może być pracownik, partner biznesowy lub kandydat do pracy. Każdy z nich miał możliwość złożyć skargę podając swoje dane lub pozostając anonimowy. Celem ustawy jest ochrona osób zgłaszających naruszenia i poprawa w zakresie przestrzegania prawa i wartości etycznych w organizacjach.

Kogo dotyczy Dyrektywa?

Od 17.12.2021r.: organizacji z sektora prywatnego zatrudniających powyżej 249 pracowników, organizacji z sektora publicznego zatrudniających powyżej 50 pracowników

od 17.12.2023r.: organizacji z sektora prywatnego zatrudniających powyżej 50 pracowników

Podane terminy to daty, w których system musi być już wdrożony w organizacji.

Co dalej? – obowiązek pracodawcy

Ustawa nakłada obowiązek utworzenia odpowiedniej dokumentacji wewnętrznej (broszur informacyjnych oraz procedur), przeszkolenia pracowników oraz wdrożenia “kanałów zgłoszeń” m.in. dedykowanego systemu. Sygnalista ma mieć zapewniony odpowiedni dostęp do wiedzy oraz formularza online, który pozwoli mu na dokonanie zgłoszenia w sposób jawny lub anonimowy. Unia Europejska zakłada, że Firma posiadająca własną infrastrukturę IT nie byłaby w stanie zapewnić pełnej anonimowości sygnaliście, dlatego niezbędne jest skorzystanie z rozwiązań dostawców zewnętrznych. Po dokonaniu zgłoszenia, organizacja ma obowiązek uruchomić procedury wyjaśniające w postaci postępowań wewnętrznych. Sprawa musi być poprowadzona przez niezależną jednostkę (np. zewnętrzny podmiot + dedykowana osoba lub zespół wyznaczony w organizacji). Obowiązkowe jest również prowadzenie rejestru tych uchybień. Po wyjaśnieniu zasadnie zgłoszonej sprawy, ustala się dalsze kroki z Zarządem danej organizacji oraz wprowadzany jest plan naprawczy.

Udostępnimy i wdrożymy system zgłoszeń a nasi specjaliści na bieżąco będą rozpatrywać sprawy oraz współpracować z wyznaczoną przez Ciebie osobą z firmy, aby szybko, skutecznie i zgodnie z prawem, przejść przez każde zgłoszenie.

Jak to działa?

Dopasowanie naszego systemu zgłoszeń do Twojej firmy

Uruchomienie kanałów zgłoszeń (system online, telefon, email, poczta tradycyjna)

Udostępnienie pracownikom i partnerom biznesowym informacji na temat wewnętrznych oraz zewnętrznych procedur zgłaszania naruszeń

Wskazanie osób odpowiedzialnych za weryfikację zgłaszanych naruszeń

Zamknięcie zgłoszenia

Zaplanowanie i wdrożenie działań naprawczych

Przekazywanie sygnaliście poprzez system informacji zwrotnych o przyjęciu zgłoszenia i o podjętych w związku z nim działaniach

Podejmowanie działań wyjaśniających i naprawczych

Dlaczego my?

intuicyjny i łatwy w obsłudze interfejs zgłoszeń dostępny na Komputer, telefon i tablet

Document Text

przejrzyste raportowanie (zgłoszenia w trakcie pisania, ale porzucone przez użytkowników, zgłoszenia złożone / obsłużone / zamknięte / odrzucone, itd.)

Accessibility

pełna anonimowość sygnalistów oraz osób trzecich wymienionych w zgłoszeniu

Person

personel posiadający doświadczenie w rozwiązywaniu zgłoszeń

Shield Checkmark

spełnienie wszystkich wymogów prawne i zgodność z wymogami UE (RODO, Ochrona Sygnalistów, itd.)

List

dostęp administratora do historii zgłoszeń

Server

nadawanie unikatowych numerów zgłoszeń pozwalających na sprawne zarządzanie historią zgłoszeń

wyszukiwarka zgłoszeń

Swap Vertical

dodawanie komentarzy dla Sygnalisty oraz weryfikatora, dodawanie załączników

FAQ

Sygnalista to osoba, która zgłasza naruszenia prawa w organizacji, opierając się na na faktach a nie subiektywnej ocenie. Zgłoszenia dokonuje w dobrej wierze, aby przyczynić się do tego by środowisko w którym pracuje było przyjazne i etyczne.

Sygnalistą może zostać każdy mający wiedzę o naruszeniu prawa w swoim środowisku zawodowym.

  • stosowanego mobbingu;
  • naruszeń regulacji wewnętrznych danej organizacji lub standardów etycznych;
  • zamówień publicznych
  • uchybień w sektorze usług, produktów i rynków finansowych;
  • zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
  • bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
  • bezpieczeństwa transportu;
  • ochrony środowiska;
  • ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
  • bezpieczeństwa żywności i pasz;
  • zdrowia i dobrostanu zwierząt;
  • zdrowia publicznego;
  • ochrony konsumentów;
  • ochrony prywatności i danych osobowych;
  • bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
  • interesów finansowych Unii Europejskiej;
  • rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
  • innych naruszeń prawa związanych ze specyfiką danej branży.
  • bezpośrednio informując pracodawcę (jest to tzw. zgłoszenie wewnętrzne)
  • w ramach tzw. zgłoszenia zewnętrznego skierowanego do organów publicznych, np. Rzecznika Praw Obywatelskich czy Komisji Nadzoru Finansowego
  • możliwość skorzystania z tzw. ujawnienia publicznego, czyli w dowolny sposób do nieoznaczonego kręgu odbiorców (np. poprzez media czy kanały społecznościowe).

Polski rząd nie przewiduje takich wypłat. Organizacje same mogą zdecydować się na wdrożenie systemu wynagradzania. Może to być forma zadośćuczynienia lub premia finansowa za pomoc w uniknięciu poważniejszych strat, gdyby zgłoszenia nie dokonano.

Weryfikacji dokonują niezależni specjaliści z PerfectInfo w porozumieniu z osobą lub zespołem powołanym w organizacji. Przeprowadzanie jest dochodzenie w zgłoszonej sprawie, co może wiązać się z koniecznością analizy dokumentów, przeprowadzania rozmów czy podjęcia innych działań wyjaśniających.

Sygnalista zostaje poinformowany o podjęciu sprawy po jej rozpoznaniu (jeśli zgłoszenie nie było anonimowe). Jeśli zostaną wykazane uchybienia, w firmie wprowadzany jest program naprawczy zaakceptowany przez Zarząd, ustalany indywidualnie dla każdego zgłoszenia.

Nie przewiduje się takiego okresu. W przypadku, gdy pracownik podejrzewa zwolnienie z powodu dokonania zgłoszenia, zatajone pod postacią innej przyczyny, może odwołać się do odpowiednich organów zewnętrznych.

Nie trzeba być zatrudnionym wyłącznie na umowę o pracę, aby dokonać zgłoszenia. Naruszenia mogą zgłaszać również:

  • pracownicy, nawet po ustaniu stosunku pracy;
  • osoby ubiegające się o zatrudnienie w danej organizacji, które zauważyły lub doświadczyły naruszenia prawa w procesie rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy;
  • osoby wykonujące usługi na podstawie innych umów niż umowa o pracę tj. umowa zlecenie czy umowa o dzieło;
  • akcjonariusze i wspólnicy;
  • członkowie organu osoby prawnej;
  • podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
  • stażyści i wolontariusze.

Tak, pracownik ma możliwość zgłoszenia uchybień bezpośrednio do właściwych organów zewnętrznych poza systemem, który wdrożyła firma, aczkolwiek w ramach procedur wewnętrznych i szkoleń zawsze zachęcamy pracownika do dokonania w pierwszej kolejności zgłoszenia wewnętrznego.

Ustawodawca przewidział sankcje karne za niedostosowanie się do nowych przepisów. Za brak wdrożenia dyrektywy, w tym niewprowadzenie regulacji wewnętrznych (brak kanału komunikacji, czy regulaminu zgłoszeń) przewidziane są kary grzywny, a nawet pozbawienia wolności. Dotyczy to także działań odwetowych, uniemożliwienia przekazania informacji o naruszeniu prawa, czy ujawnieniu danych osoby zgłaszającej.

Ustawa przewiduje sankcje karne. Jeśli pracownik złoży fałszywe powiadomienie o naruszeniu prawa do którego nie doszło, bo np. chciałby odegrać się na pracodawcy, który go zwolnił, będzie pociągany do odpowiedzialności karnej.

Sygnalista może oczekiwać na informację o wyniku rozpoznania sprawy do 3 miesięcy.Odpowiedź o przyjęciu zgłoszenia otrzyma do 7 dni po wypełnieniu formularza.

W Polsce prace nad wdrożeniem Dyrektywy prowadzi od 1 grudnia 2020 roku Minister Rozwoju, Pracy i Technologii. 10 grudnia 2020 roku Minister powołał Zespół ds. przygotowania regulacji w związku z implementacją Dyrektywy. 14 października 2021 roku został udostępniony projekt Ustawy.

Zajmujemy się kompleksowymi wdrożeniami oraz przygotowaniem kanałów komunikacji dla Sygnalistów.

Zaufali nam