Rola audytu RODO w zarządzaniu ryzykiem ochrony danych

Wraz z dniem 25 maja 2018 roku na terenie całej Unii Europejskiej, w tym także w Polsce, zaczęło obowiązywać Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego dotyczące przetwarzania danych osobowych (RODO) z 27 kwietnia 2016 roku. Zgodnie z tym dokumentem osoby fizyczne zyskują większą kontrolę nad swoimi danymi osobowymi i mogą chronić je przed różnego rodzaju atakami przestępczymi. Jednocześnie rozporządzenie stawia wszystkie organizacje przed obowiązkiem systematycznego przeprowadzania audytu zgodności z RODO. Na czym polega ten proces i jaką rolę odgrywa w zarządzaniu ryzykiem ochrony danych?

Audyt zgodności z RODO – co to takiego?

Złożoność przepisów uwzględnionych w RODO (już ponad 192 akty prawne opisujące, jak postępować z danymi osobowymi, a lista cały czas rośnie) sprawia, że wielu przedsiębiorców nie ma pewności, czy stworzone w ich firmach procedury wpisują się w założenia tego rozporządzenia. Równocześnie groźba wysokich kar z powodu braku wdrożenia odpowiednich przepisów na poziomie organizacyjnym i technicznym sprawia, że wielu przedsiębiorców ma spore obawy co do dalszych nieprawidłowości, jakie mogą zaistnieć w ramach wdrażania RODO.

Rozwiązaniem tego problemu jest w znacznym stopniu audyt zgodności z RODO, czyli proces oceny, w jakim stopniu organizacja przestrzega przepisów Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych. Jego celem jest zapewnienie, że przetwarzanie danych osobowych odbywa się zgodnie z wymogami prawa i zminimalizowanie ryzyka naruszenia ochrony danych. W przypadku wykrycia jakichkolwiek nieprawidłowości podmiot przeprowadzającym audyt wskazuje konkretne obszary, które wymagają wprowadzenia dalszych zmian.

Czy audyt RODO jest obowiązkowy?

Rozporządzenie nie nakłada wprost obowiązku przeprowadzania audytu RODO w organizacjach, jednak warto zwrócić uwagę na to, że zgodnie z:

• art. 24 ust. 1 RODO: „administrator danych osobowych wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby przetwarzanie odbywało się zgodnie z niniejszym rozporządzeniem i aby móc to wykazać. Środki te są w razie potrzeby poddawane przeglądom i uaktualniane”;
• art. 32 ust. 1 lit. D) RODO: „administrator i podmiot przetwarzający wdrażają odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający temu ryzyku, w tym między innymi w stosownym przypadku: d) regularne testowanie, mierzenie i ocenianie skuteczności środków technicznych i organizacyjnych mających zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania.”.

Przepisy te nie wskazują jednoznacznie, że organizacje są zobligowane do sporządzania audytu RODO, dlatego można przyjąć, że proces ten nie jest obowiązkowy. Idąc dalej, regulacje prawne nie normalizują także kwestii częstotliwości przeprowadzania audytu zgodności z RODO. Co do zasady wstępny audyt powinien być wykonywany jednorazowo, jednak zaleca się, aby raz na 2-3 lata wykonywać audyty cykliczne, aby móc w ten sposób kontrolować nieprawidłowości w związku z RODO zachodzące w firmie. Jest to tym ważniejsze, że w trakcie kontroli z UODO (Urzędu Ochrony Danych Osobowych) na liście kontrolnej jest weryfikacja realizacji okresowych audytów RODO przez Administratora Danych Osobowych. 

Kto może przeprowadzać audyt RODO?

Audyt zgodności z RODO powinien być przeprowadzony przez specjalistę z zakresu ochrony danych osobowych, który dysponuje stosownym doświadczeniem i kwalifikacjami w tym temacie. Przeważnie czynność ta jest powierzana Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych lub podmiotom zewnętrznym, które specjalizują się w kwestiach związanych z RODO. Jeśli chcemy powierzyć firmie zewnętrznej taki audyt, zweryfikujmy, że na pewno ta firma ma doświadczenie w audytach prowadzonych przez UODO.

Co daje audyt zgodności z RODO?

Audyt zgodności z RODO stanowi obecnie jeden z kluczowych elementów służących do identyfikacji potencjalnego ryzyka zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych, ale też jest podstawą do dalszych działań umożliwiających wzmocnienie bezpieczeństwa danych w firmie. W praktyce rola audytu RODO w zarządzaniu ryzykiem ochrony danych sprowadza się do następujących kwestii:

• identyfikacja i ocena ryzyka – audyt umożliwia rozpoznanie potencjalnego ryzyka związanego z przetwarzaniem danych osobowych. Przeprowadzając szczegółową analizę procesów, systemów i praktyk, audytorzy mogą wskazać obszary, w których istnieje ryzyko naruszenia ochrony danych, takie jak np. niedostateczne zabezpieczenia techniczne, nieodpowiednie procedury lub niewłaściwe zarządzanie zgodami;
• wdrażanie środków zaradczych – na podstawie wyników audytu organizacje mogą wdrożyć odpowiednie środki zaradcze, aby zminimalizować zidentyfikowane ryzyko. Może to obejmować m.in. wzmocnienie zabezpieczeń technicznych, aktualizację polityki ochrony danych czy poprawę procedur zarządzania danymi osobowymi;
• reagowanie na incydenty – audyt zgodności z RODO pomaga w identyfikacji i ocenie skutków potencjalnych incydentów naruszenia danych. Dzięki wcześniejszemu zrozumieniu ryzyka i wdrożeniu odpowiednich procedur organizacja jest lepiej przygotowana na efektywne zarządzanie i reagowanie na takie incydenty, co może zminimalizować ich wpływ;
• niezbędna dokumentacja – audyt RODO dostarcza dokumentację potwierdzającą, że organizacja stosuje się do wymogów ochrony danych osobowych. Jest to ważne w przypadku audytów zewnętrznych lub kontroli przez organy nadzoru, a także może służyć jako dowód odpowiedzialnego zarządzania ryzykiem w firmie;
• lepsze zarządzanie zmianami – audyt RODO pomaga także w monitorowaniu skutków wprowadzanych zmian w procesach, systemach czy technologii. W przypadku wprowadzenia nowych rozwiązań audyt może ocenić, czy zmiany te nie wprowadzają nowego ryzyka i czy są zgodne z wymaganiami RODO.

Nie da się ukryć, że Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych przyniosło sporo zmian w świecie biznesu, równocześnie otwierając nowe furtki przed przedsiębiorstwami. Dzięki odpowiedniemu wdrożeniu przepisów i regularnym audytom firmy mogą dziś budować relacje z klientami oparte na wzajemnym zaufaniu, a także skutecznie minimalizować ryzyko związane z przetwarzaniem danych osobowych. W dobie wszechobecnej cyfryzacji jest to nie tyle obowiązek, ile raczej inwestycja w lepszą przyszłość każdej firmy.