Ochrona sygnalistów – już w Polsce

Żyjąc w czasach, w których zaufanie do instytucji i organizacji stanowi niezwykle istotny aspekt funkcjonowania społeczeństwa, ochrona sygnalistów odgrywa kluczową rolę w utrzymaniu transparentności i odpowiedzialności w środowisku pracy. Temat ten lat od kilku jest szeroko omawiany w Unii Europejskiej, która zobowiązuje wszystkie kraje członkowskie do przestrzegania przepisów unijnej dyrektywy o ochronie sygnalistów. Dotyczy to także Polski, która od czerwca tego roku dysponuje nowymi przepisami o sygnalistach, a także nakłada na pracowników nowe obowiązki w tym zakresie.

Ustawa o sygnalistach – od kiedy w Polsce? Najnowsze informacje

Zgodnie z wymaganiami określonymi w dyrektywie unijnej przepisy związane z ochroną sygnalistów miały zostać wdrożone w Polsce najpóźniej 17 grudnia 2021 roku. Termin ten nie został dotrzymany, a polski rząd przez długi czas pracował nad stworzeniem ustawy, która regulowałaby kwestie sygnalistów w naszym kraju. Ostatecznie Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów została opublikowana 24 czerwca 2024 roku. Nowe przepisy wejdą z kolei w życie jesienią, a dokładnie 25 września 2024 roku (z wyjątkiem przepisów dotyczących zgłoszeń zewnętrznych, które będą obowiązywać 3 miesiące później). Tak krótki czas do wdrożenia stosownych procedur ochronnych oznacza dla pracodawców konieczność szybkiego zapoznania się z nowymi obowiązkami i implementacją stosownych procedur w ramach przedsiębiorstw oraz instytucji.  

Głównym celem ustawy o ochronie sygnalistów jest zapewnienie ochrony osobom zgłaszającym nieprawidłowości, nadużycia lub inne działania niezgodne z prawem w miejscu pracy bądź też w instytucjach publicznych. Ustawa ta ma za zadanie m.in. zachęcać sygnalistów do zgłaszania nieprawidłowości, zapewniając im równocześnie ochronę przed represjami oraz odwetem. Ustawa o ochronie sygnalistów ma też na celu budowanie kultur organizacyjnych opartych na przejrzystości i odpowiedzialności, aby móc tym samym lepiej zarządzać jednostką i zmniejszać ryzyko ponownego wystąpienia nadużyć.

Kim jest sygnalista?

Sygnalistą można nazwać osobę, która zgłasza „sygnały” związane z nieprawidłowościami w funkcjonowaniu jednostki publicznej lub przedsiębiorstwa, naruszające prawa obowiązujące na terenie Unii Europejskiej. W związku z tym sygnalistą może zostać:

• pracownik danego podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie;
• były pracownik, który nie jest obecnie związany z danym podmiotem;
• osoba starająca się o pracę w konkretnej jednostce;
• stażysta lub praktykant;
• wspólnik lub współpracownik określonej firmy;
• osoba wykonująca na rzecz podmiotu czynności w ramach umowy o dzieło lub umowy zlecenie, m.in. wykonawca, podwykonawca, dostawca.

Ważne jest jednak, aby pamiętać o tym, że status sygnalisty i przysługującą temu ochronę można uzyskać tylko wtedy, gdy osoba zgłaszająca:

• posiada przekonanie i konkretne dowody na to, że zgłaszane informacje są prawdziwe i świadczą o nieprawidłowościach w funkcjonowaniu podmiotu;
• zgłasza nieprawidłowości;
• działa w dobrej wierze, a nie ze złych pobudek osobistych.

Jakie naruszenia w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa może zgłaszać sygnalista?

Sygnalista może zgłaszać wszelkiego rodzaju naruszenia prawa związane z działaniem lub zaniechaniem niezgodnym z prawem, bądź też mającym na celu obejście przepisów prawa. Dotyczy to m.in.:

• korupcji;
• zamówień publicznych;
• usług, produktów i rynków finansowych;
• prania brudnych pieniędzy;
• finansowania terroryzmu;
• bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
• bezpieczeństwa transportu;
• ochrony środowiskowej i radiologicznej;
• bezpieczeństwa jądrowego;
• bezpieczeństwa żywności i pasz;
• zdrowia oraz dobrostanu zwierząt;
• ochrony konsumentów;
• ochrony prywatności i danych osobowych (RODO);
• zdrowia publicznego;
• bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
• interesów finansowych Skarbu Państwa.

Ustawa nie obejmuje z kolei informacji chronionych przepisami dotyczącymi ochrony informacji niejawnych oraz tych, które podlegają ujawnieniu np. z powodu bezpieczeństwa publicznego, tajemnicy zawodowej w zawodach medycznych i prawniczych, tajemnicy narady sędziowskiej, jak również postępowania karnego w kwestii tajemnicy przygotowawczej i rozprawy sądowej, którą przeprowadza się z wyłączeniem jawności.

Zgłoszenie nieprawidłowości przez sygnalistę – jak przebiega?

Aby zgłoszenie nieprawidłowości mogło być objęte ochroną, sygnalista musi wykonać to we właściwy sposób, korzystając z jednego z trzech dostępnych rozwiązań:

• kanały wewnętrzne, ustanowione przez organizacje publiczne i prywatne;
• kanały zewnętrzne, np. odpowiednie organy publiczne lub Rzecznik Praw Obywatelskich;
• ujawnienia publiczne, jeżeli inne metody są nieskuteczne.

Ochrona sygnalistów a nowe obowiązki pracodawców

Zgodnie z zapisami w ustawie o ochronie sygnalistów pracodawca jest zobowiązany do stworzenia jasnych, czytelnych i bezpiecznych procedur, które ułatwią sygnaliście zgłaszanie nieprawidłowości. Muszą oni także przyjąć stosowną proceduręzgłoszeń wewnętrznych, utworzyć odpowiednie kanały zgłoszeń (np. e-mail, telefon, kanał www, dedykowany system, itd.) i prowadzić rejestr zgłoszeń. Wszystkie przyjęte procedury muszą także zapewniać sygnalistom utrzymanie poufności danych – nie tylko w trakcie rejestrowania zgłoszeń, ale też podczas przeprowadzania dochodzeń wyjaśniających całą sprawę.

Na koniec warto przypomnieć, że od 17 grudnia 2023 roku do wdrożenia procedur związanych z ochroną sygnalistów są zobowiązani przedsiębiorcy zatrudniający 50 lub więcej pracowników, jak również wszystkie podmioty sektora publicznego, za wyjątkiem organów gmin lub powiatów, które liczą do 10 000 mieszkańców.