Pandemia COVID-19, która w 2020 roku objęła cały świat, znacząco wpłynęła na życie społeczne, gospodarkę i zdrowie. Lockdown, ograniczenia w podróżach i zamknięcie szkół zmieniły naszą codzienność, a praca zdalna stała się koniecznością. Choć pozwoliła firmom funkcjonować, to ujawniła też nowe wyzwania, zwłaszcza w ochronie danych osobowych. Jak wygląda ta sytuacja dziś, po niemal 5 latach od wybuchu pandemii?

Praca zdalna – nowa rzeczywistość dla pracowników i pracodawców

Podczas pandemii zarówno pracodawcy, jak i pracownicy musieli szybko dostosować się do nowych realiów pracy zdalnej, która stała się standardem w większości branż. To nagłe przejście na tryb home office wymagało wdrożenia szeregu narzędzi umożliwiających współpracę na odległość, takich jak dedykowane platformy komunikacyjne, systemy zarządzania projektami czy też chmury do przechowywania danych.

Nowe doświadczenie związane z pracą zdalną zmusiło również polskiego ustawodawcę do wprowadzenia przepisów regulujących te kwestie i gwarantujących, że interesy pracownika i pracodawcy zostaną odpowiednio zabezpieczone. Ustawa z 1 grudnia 2022 roku o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (DzU z 2023 r., poz. 240) wprowadziła do kodeksu pracy nowe pojęcie pracy zdalnej, równocześnie odwołując przepisy dotyczące telepracy.

Nowe przepisy obowiązują od 7 kwietnia 2023 roku i zakładają możliwość całkowitego lub częściowego wykonywania pracy w miejscu wskazanym przez pracownika (m.in. pod adresem zamieszkania), każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. Co ważne, nowe przepisy przewidują nie tylko możliwość całkowitej pracy zdalnej, ale też pracę hybrydową (np. częściowo z domu, a częściowo w miejscu pracy), w zależności od potrzeb i możliwości firmy.

Bezpieczeństwo i poufność danych w dobie pracy zdalnej

Wprowadzenie trybu pracy zdalnej dosyć szybko zweryfikowało istniejące procedury ochrony danych w wielu organizacjach. Praca na odległość, z wykorzystaniem prywatnych urządzeń czy sieci, zwiększyła ryzyko wycieku danych osobowych i innych wrażliwych informacji, jak również ataków cybernetycznych. W efekcie tego organizacje stanęły przed koniecznością dostosowania swoich zabezpieczeń, wdrażając nowe rozwiązania, jak np.:

• szyfrowanie danych oraz bezpiecznych połączeń (np. VPN);
• uwierzytelnianie wieloskładnikowe (MFA);
• wprowadzenie wewnętrznego regulaminu pracy zdalnej z jasno określonymi zasadami ochrony danych;
• regularne aktualizacje oprogramowania i urządzeń;
• systematyczne przeprowadzanie audytów oraz testów bezpieczeństwa.

Równocześnie wprowadzenie przepisów, takich jak RODO czy krajowe regulacje dotyczące ochrony danych osobowych, zmusiło pracodawców do dokładniejszego określenia zasad przetwarzania danych w środowisku pracy zdalnej. Pracodawcy do dziś mają obowiązek zapewnienia odpowiednich narzędzi, szkoleń dla pracowników oraz monitorowania zgodności z obowiązującymi normami ochrony danych.

Ochrona danych osobowych w pracy zdalnej – 5 lat po wybuchu pandemii

Z perspektywy ostatnich 5 lat możemy zaobserwować, że polskie organizacje w znacznym stopniu poprawiły wewnętrzne strategie w zakresie ochrony danych. Coraz więcej przedsiębiorstw wprowadza zaawansowane systemy zarządzania tożsamościami, lepsze zabezpieczenia chmurowe oraz silniejsze protokoły dostępu do wrażliwych danych. Wsparciem w tej kwestii są oczywiście nowe regulacje prawne, które skłaniają organizacje do jeszcze bardziej skrupulatnego respektowania zasad ochrony danych.

Niestety, pewne wyzwania związane z pracą zdalną wciąż pozostają aktualne. Wiele organizacji zmaga się dziś z problemem zabezpieczania danych w modelu hybrydowym, w którym pracownicy część tygodnia spędzają w biurze, a część pracują zdalnie. Co więcej, niektóre organizacje wciąż nie są w pełni przygotowane na zagrożenia związane z nowymi technologiami, takimi jak Internet Rzeczy (IoT) czy sztuczna inteligencja (AI), które mogą stanowić dodatkowe źródło ryzyka w kontekście ochrony danych.

Na korzyść działa jednak rosnąca świadomość wśród pracowników, którzy coraz lepiej rozumieją zagrożenia związane z cyberbezpieczeństwem (np. phishing, złośliwe oprogramowanie, błędy w zarządzaniu danych) i mają świadomość swojej roli w kwestii ochrony danych. Przedsiębiorstwa coraz częściej organizują szkolenia dla pracowników z zakresu ochrony danych, a także wdrażają polityki, które w jasny i precyzyjny sposób regulują aspekty związane z przechowywaniem i przesyłaniem informacji.

Co przyniosą kolejne lata? Wiele pod tym względem zależy od adaptacji organizacji do nowych zagrożeń oraz chęci inwestowania w technologię i edukację. Musimy się bowiem liczyć z tym, że świat technologii cały czas się zmienia, stawiając przed nami kolejne zagrożenia wymagające szybkiej reakcji i dostosowywania strategii ochrony danych, aby zapewnić bezpieczeństwo zarówno pracownikom, jak i pracodawcom.