Jeszcze dobrych kilkanaście lat temu wizja rzeczywistości rodem z „Wielkiego Brata” kojarzyła się wyłącznie z powieściami i filmami science fiction. Dziś monitoring i nieustanne kontrolowanie tego, co robimy, gdzie jesteśmy i  jak długo wykonujemy określone zadania, staje się codziennością w wielu miejscach pracy. Pracodawcy korzystają z różnorodnych narzędzi, począwszy od monitoringu wizyjnego, aż po analizę lokalizacji GPS w pojazdach firmowych. Czy nowoczesne technologie są jednak szansą na lepszą organizację pracy, a może raczej stwarzają zagrożenie dla wolności osobistej?

Monitoring niejedno ma imię

Najkrócej mówiąc, monitoring to stała obserwacja i kontrola określonych procesów lub zjawisk, jak również ciągły nadzór nad obiektem chronionym. I choć monitoring w sklepie, na parkingu czy w budynkach użyteczności publicznej nikogo już nie dziwi, to jego obecność w miejscu pracy wciąż jeszcze budzi sporo skrajnych emocji. Mimo to, jak wskazują badania przeprowadzone przez ExpressVPN, aż 78% pracodawców korzysta z oprogramowania monitorującego do śledzenia wydajności lub aktywności online swoich pracowników.

Czy taki nadzór jest jednak uzasadniony i zgodny z prawem? Okazuje się, że tak. Wszystkie kwestie związane z monitorowaniem pracowników w miejscu pracy reguluje Kodeks pracy, który określa warunki, w jakich monitoring może być stosowany. Zgodnie z ww. ustawą, monitoring wizyjny może być zastosowany w celu zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, zachowania w tajemnicy danych poufnych, a także kontroli produkcji. Pracodawca może stosować także inne formy monitoringu – jak monitoring poczty elektronicznej czy monitoring czynności podejmowanych na komputerach – jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Pracodawca ma jednak obowiązek poinformować pracowników o monitorowaniu. Działanie to nie może bowiem naruszać ich godności i dóbr osobistych.

Etyka w monitoringu w pracy – złote zasady dla pracodawców

Niestety, choć temat monitoringu pracowników jest ściśle regulowany przepisami prawa, to przypadki nieetycznej kontroli przez pracodawców, jak chociażby nieprawidłowe wykorzystanie danych, inwazyjny nadzór czy ciągłe śledzenie aktywności pracowników bez ich wiedzy, wciąż się zdarzają. Niektóre organizacje sięgają po narzędzia pozwalające na monitorowanie każdego ruchu zatrudnionych, począwszy od rejestrowania uderzeń klawiszy na klawiaturze, przez analizę czasu spędzanego na poszczególnych stronach internetowych, aż po nagrywanie rozmów czy śledzenie lokalizacji.

Pamiętajmy jednak, że takie praktyki nie tylko naruszają prywatność pracowników, ale mogą także prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i wizerunkowych dla przedsiębiorstw. Nadmierna kontrola buduje atmosferę nieufności, zwiększa poziom stresu w zespole i może skutkować spadkiem efektywności. Pracownicy, którzy czują się nieustannie obserwowani, często pracują mniej kreatywnie i są mniej zaangażowani w swoje obowiązki.

Aby uniknąć tych problemów, pracodawcy powinni kierować się pewnymi istotnymi zasadami, które stanowią podstawę do etycznego monitoringu pracowników:

• transparentność przekazywanych informacji – pracownicy muszą być świadomi, jakie dane są zbierane, w jaki sposób i do jakich celów. Powinni otrzymać jasne informacje o metodach monitorowania (np. monitoring wideo, analiza aktywności online) i czasie przechowywania danych. Przejrzysta polityka w tym zakresie buduje zaufanie i redukuje stres związany z poczuciem nieustannej kontroli;
• bezpieczeństwo danych – zebrane dane muszą być odpowiednio chronione przed nieuprawnionym dostępem i nadużyciem. W każdej organizacji należy zatem stosować szyfrowanie, kontrolę dostępu oraz przeprowadzać regularne audyty bezpieczeństwa. Co ważne, pracodawca powinien gromadzić jedynie te informacje, które są niezbędne do realizacji określonych celów, aby uniknąć zbędnej ingerencji w prywatność pracowników;
• minimalna ingerencja z poszanowaniem prywatności – monitoring zawsze powinien być ograniczony do niezbędnego minimum, a metody nadzoru powinny być jak najmniej inwazyjne. Warto unikać rejestrowania każdego ruchu myszką czy nacisku klawiszy, a zamiast tego stosować monitorowanie na poziomie ogólnych wskaźników efektywności. Pracownicy powinni mieć zapewnioną przestrzeń osobistą i prawo do prywatności, zwłaszcza poza godzinami pracy;
• zapobieganie dyskryminacji – monitorowanie nie może prowadzić do nierównego traktowania pracowników. Kryteria monitoringu powinny być jednolite dla wszystkich, a decyzje oparte na zebranych danych muszą być sprawiedliwe i obiektywne. Warto regularnie przeprowadzać audyty praktyk monitorowania, aby eliminować potencjalne uprzedzenia i stereotypowe ocenianie pracowników;
• odpowiedzialność – pracodawca powinien ustanowić mechanizmy odpowiedzialności za monitoring, aby zapobiec jego niewłaściwemu wykorzystaniu. Powinny istnieć jasno określone procedury zgłaszania nadużyć oraz sposoby ich rozwiązywania. Regularne przeglądy praktyk monitorowania pomagają utrzymać wysokie standardy etyczne i zgodność z regulacjami prawnymi;
• równoważenie interesów – monitoring powinien uwzględniać zarówno potrzeby pracodawcy, jak i prawa pracowników. Zbyt surowa kontrola może prowadzić do obniżenia zaangażowania i kreatywności zespołu. Dlatego warto stosować podejście oparte na dialogu, w którym monitorowanie służy poprawie organizacji pracy, a nie ciągłemu nadzorowi nad każdym działaniem pracownika.

Kierowanie się powyższymi zasadami w organizacji z pewnością nie jest proste, jednak jest gwarantem bezpieczeństwa i prywatności pracowników. Pamiętajmy również o tym, że szacunek do prywatności i transparentność działań budują zaufanie w zespole, co przekłada się na lepszą atmosferę pracy oraz wyższą motywację pracowników. Odpowiedzialne podejście do monitoringu to zatem nie tylko kwestia zgodności z prawem, ale także wyraz troski o dobrostan zespołu i długofalowy sukces organizacji.